ELEVEN SOFT est une société d’édition de logiciels et de consulting en ingénierie depuis plus de 10 ans ; elle développe notamment l’application cloud Logisav.

Vos missions : 

Vous assurez l’assistance, l’accompagnement et la formation des utilisateurs dans leur utilisation quotidienne du logiciel.

Vos principales missions seront notamment les suivantes :

• Assister les utilisateurs dans leur utilisation
• Participer à la gestion d’incident, et à la gestion de problème
• Participer à l’optimisation de la chaîne de support
• Etre garant(e) de la gestion des connaissances et du respect des procédures
• Formation des utilisateurs
• Gérer la relation client

Des déplacements occasionnels sont possibles.

Votre profil : 

Vous justifiez d’une formation dans les métiers de l’informatique et vous disposez de bonnes connaissances dans des domaines variés (CRM, CMS WordPress/Drupal, outils bureautiques Word/Excel). Anglais niveau intermédiaire recommandé.

Compétences attendues : 

• Très grande autonomie dans le travail
• Créativité et curiosité à l’égard des nouvelles technologies
• Force de proposition
• Faculté d’adaptation et rigueur organisationnelle
• Aisance relationnelle : capacité de travail collaboratif
• Discrétion professionnelle

Détail du poste :

• CDI
• Bureau localisé à Saint-Maur-des-Fossés
• Télétravail possible

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baixarx.com

La maîtrise de cette gestion de flux est un élément stratégique pour l’entreprise : gain de temps, gain de place, traçabilité, sécurité, organisation optimale…
Aujourd’hui, la dématérialisation et l’automisation des documents grâce à une gestion électronique des documents (GED) est primordiale pour amorcer cette transition digitale.

D’autant plus que la facturation électronique devient obligatoire à partir du 1 juillet 2024 pour toutes les entreprises.

Simplifiez-vous l’exercice, mettez en place la gestion électronique des documents dès maintenant, anticipez pour être prêt à temps.

C’est quoi la GED ?

Un outil disponible depuis plusieurs années propose de nombreuses solutions pour concilier le papier et le numérique : il s’agit de la GED ou “Gestion électronique documentaire“.

Derrière cet acronyme se cache tout simplement un scanner associé à un logiciel de reconnaissance d’image.

Celui-ci est capable de reconnaître un document papier et de le classer automatiquement au format numérique.
Une GED permet donc de stocker, classer, archiver et rechercher tous les documents d’une entreprise.
D’autres fonctionnalités peuvent être proposées comme la mise en place de logiques d’approbations de document dans les différentes strates hiérarchiques (ex : signature d’un contrat nécessitant l’approbation d’un dirigeant).

Cette technologie s’est considérablement démocratisée et de nombreuses solutions “clé en main” existent pour les TPE et PME : Eukles, Zeendoc, Therefore

Quels sont les intérêts de la GED ?

La mise en place de la GED va vous permettre :

• d’améliorer votre productivité : accélère et simplifie le traitement des documents en réduisant le délai de traitement des devis, factures, contrats ; avoir une vision globale de l’activité de l’entreprise.
• sécuriser vos données : stocker, classer et archiver vos données sans perdre de documents.
• faciliter la recherche documentaire et le suivi des documents.

Quels sont les avantages et les inconvénients du numérique versus papier ?

Mettre en place la GED dans une entreprise présente de nombreux avantages.
Cependant, ll existe des points d’attention.

• Le tout numérique ou “zéro papier” : l’objectif étant de tout numériser est de centraliser les données pour en faciliter l’accès partout.
• La nécessité de conserver le papier au quotidien : les flux documentaires papiers ont été affinés au fil du temps et sont bien maitrisés, l’entreprise et les collaborateurs sont rodés et efficace au quotidien.

Ces deux manières organisationnelles présentent des avantages et inconvénients :

• Avantages du numérique : disponibilité, rapidité, partage simplifié
• Avantages du papier : flexibilité, efficacité, gestion de processus complexes multi-intervenants
• Inconvénients du numérique  : nécessite de lourds investissements informatiques (ordinateurs, téléphones, tablettes, réseau…), coût de la mise en place, l’intégration des données dans le système peut être fastidieuse (logiciel de saisie peu ergonomique, volume des données à saisir…), la formation des collaborateurs.
• Inconvénients du papier : le papier peut se perdre ou être détruit plus facilement que le numérique. La mise en place de processus prédéfini sur papier (formulaire, tableau) peuvent être facilement contourner.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises aujourd’hui en France sont concernées par cette nouvelle transition : TPE, PME et grandes entreprises.
Ce qui est important dans le changement, c’est la manière d’anticiper et de réagir.
Un changement stratégique rapide vers cette nouvelle gestion des documents vous permettra de faire évoluer votre entreprise dans une nouvelle ère.
Notons également que le cadre légal tant vers cette gestion électronique des documents avec la mise en place obligatoire de la facturation électronique des 2024.

Quelles sont les étapes pour dématérialiser vos documents ?

Le rôle de Logisav dans la GED :

L’association des fonctionnalités d’une GED à Logisav permet de mettre en place une gestion électronique des documents en toute simplicité !
En effet, tous les flux documentaires numérisés par la GED peuvent être rattachés à vos données métiers dans Logisav.

Tirez le meilleur partie du numérique tout en conservant les avantages de vos processus existants au format papier.
Vous pouvez par exemple choisir de rattacher un ordre de service signé de manière manuscrite à l’intervention Logisav qui en a découlée ; cela à titre de justificatif pour le règlement de l’intervention.

Intégrez vos besoins spécifiques et essentiels pour le bon fonctionnement de votre société avec Logisav et votre GED.

La GED représente une nouvelle étape et Logisav est présent pour vous accompagner dans cette transition.
Contactez-nous pour en savoir plus.

Une erreur de saisie peut avoir d’importantes répercussions :

• Erreur liée au nom de la société
• Erreur de saisie de l’adresse postale impactant vos devis et facture à venir
• Erreur liée au code APE
• Erreur liée au numéro de TVA intracommunautaire

Pour éviter ces problématiques, Logisav intègre un système de pré remplissage automatique des fiches clients en fonction du numéro de SIRET ou de SIREN.

Les données proviennent directement des bases de données officielles de l’INSEE :

• Nom de la société
• Adresse du siège social
• N° de TVA
• Code APE

Toutes les données sont automatiquement renseignées dans votre fiche client Logisav. Il n’y a plus qu’a valider !

Ce service est intégré dès la version standard de Logisav

Qu’il s’agisse de contrats de maintenance, d’assistance ou tout autre service, plusieurs conditions contractuelles peuvent s’appliquer et notamment le délai de prise en compte des demandes (dans les 24h, dans l’heure…).

La qualité de service associé à chaque contrat (ou SLA) défini le niveau de service et de prestation attendu ainsi que les critères d’évaluations associés. La gestion de certains contrats nécessitent d’automatiser, de centraliser et de fluidifier les demandes clients au risque de ne pas respecter les engagements contractuels.

Pour répondre à ce besoin, Logisav propose une gestion de ticket d’assistance qui automatise la prise en compte des demandes clients. Un système de notification en temps réel permet d’informer votre client, ainsi que le personnel interne, de toutes nouvelles demandes ou changement de statut.

Un accès web dédié (extranet) est mis à disposition de vos clients pour leurs permettre de suivre l’évolution de leurs tickets, d’en créer de nouveaux ou de communiquer en temps réel avec un opérateur.

La gestion de tous les tickets est disponible à tout instant via l’application mobile Logisav sur Android ou iOS. Vos techniciens et collaborateurs itinérants peuvent ainsi gérer leurs tickets et demandes d’interventions rapidement et simplement.

De nombreuses automatisations sont possibles comme :

• la création automatique d’un ticket d’assistance à réception d’un email sur une messagerie dédiée
• l’envoi automatique d’enquête de satisfaction client
• la mise à jour en temps réel d’un tableau de bord résumant les tickets en cours et les tickets clôturés

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.

Gérer son planning en temps réel :

Lorsque vous devez organiser le planning de plusieurs collaborateurs qui doivent intervenir chez vos clients, le planning en temps réel est un élément fondamental.
C’est une fonctionnalité qui va vous permettre d’optimiser la productivité de vos équipes et de répondre aux sollicitations de vos clients au fil de l’eau (disponibilité d’un créneau, annulation, retard…) et avec une information à jour en temps réel.

Une mise à jour automatique du planning des interventions :

Le planning est mis à jour automatiquement en fonction de l’état de l’intervention en temps réel (en cours, démarrée, à valider…).
Vous avez ainsi une vision immédiate de ce qui se passe sur le terrain et pouvez agir en conséquence.

Affichage des rendez-vous et congés : 

Vous avez une vision globale de la disponibilité de vos ressources avec un affichage des congés et des absences de vos salariés.
Vous pouvez également visualiser les différents rendez-vous planifiés comme un rendez-vous médical, un contrôle technique…

La gestion du planning en temps réel est un élément indispensable, il va vous permettre d’optimiser votre rentabilité grâce à une gestion précise de la charge de travail.

N’hésitez pas à nous contacter pour toutes informations, nous restons à votre écoute pour toutes questions.

L’équipe Logisav.

Suite aux différents retours de nos utilisateurs et aux nombreux essais sur le terrain, nous avons repensé l’expérience utilisateur d’une grande partie de l’application.

Nous avions à cœur de ne pas perturber la logique générale mais bien d’améliorer la rapidité d’exécution des tâches les plus courantes.

La page principale affiche désormais le planning du jour et permet :

• D’ouvrir directement l’élément affiché (rendez-vous, rappel, intervention, opportunité commerciale, réception de commande)
• De lancer une navigation vers l’application de votre choix (Google maps, Waze, Plan…)
• De lancer un appel téléphonique et/ou l’envoi d’un SMS
• D’ouvrir une page de recherche (plus simple et plus rapide)
• D’ouvrir une page de création d’élément

Nous avons tout particulièrement travaillé les fonctionnalités liées à la géolocalisation. Cela vous permettra de localiser vos sites, clients, rendez-vous et interventions autour de vous 

L’affichage du calendrier est également plus complet avec la possibilité de varier les dispositions (1 jour, une semaine, en ligne).

Quant aux recherches de vos éléments, elles peuvent à présent être triées et filtrées plus facilement.

Un grand merci à tous nos utilisateurs, ceux qui nous ont accueillis sur leurs sites, qui nous aident à mieux comprendre les contraintes rencontrées et à avancer conjointement pour une application plus proche des besoins réels.

Le besoin exprimé était de pouvoir gérer le planning de plusieurs utilisateurs en même temps que ce soit pour les interventions, les rendez-vous ou les congés.

Cette gestion devant être simple d’interaction tout en évitant la multiplication des clics de souris.

Le résultat de ce développement est illustré ci-dessous. Il s’agit d’un planning en ligne (en anglais “Timeline”) pouvant afficher les événements d’une journée, d’une semaine ou d’un mois. Les utilisateurs peuvent être ajoutés individuellement ou selon leurs organisations.

La modification des éléments planifiés se fait par glisser/déposer sur la ligne de l’utilisateur concerné et à l’heure souhaitée.

Cette fonctionnalité est intégrée à Logisav dès l’offre STANDARD, n’hésitez pas à nous demander une démonstration !

Cette fonctionnalité très simple permet, d’une part, à vos collaborateurs d’être plus efficace sur le terrain et, d’autre part, d’améliorer l’image de votre société vis-a-vis de vos clients.

En effet, Logisav vous permet de générer un QR code à partir d’une fiche client (ou  d’une fiche matériel), il suffit d’appuyer sur un bouton pour l’afficher :

Plusieurs de nos clients ajoutent à ce QR Code le logo de leurs sociétés ainsi que d’autres informations utiles (contact, référence…) : lorsque le QR code est collé à son emplacement définitif, il marque l’emprunte de la société et dégage une image qualitative de vos processus interne.

Grâce à l’application mobile Logisav (disponible sur iOS, Android, Windows ), vos équipes mobiles peuvent scanner le QR Code et être automatiquement redirigé pour obtenir toutes les informations associés (client, site, matériel, interventions, devis, notes, rappels…).

Améliorez l’efficacité de votre entreprise au quotidien par la mise en place de processus simple et disponible dès l’offre STANDARD de Logisav.

Une stratégie de gestion de données bien pensée est essentielle.

Que ce soit pour profiter des avantages de l’accessibilité, de l’analyse ou de la sécurité des données, il est important d’adopter de bonnes pratiques dès le départ.

Logisav vous permet d’optimiser votre gestion des datas en enregistrant vos données sur le cloud, les fusionner et ainsi centraliser l’ensemble de vos données.

Logisav a développé un puissant générateur de document qui va vous permettre de gagner beaucoup de temps, de ne pas perdre vos données et de travailler en toute sérénité avec vos collaborateurs !

Le principe est simple :

1. Intégrez un modèle de document (PDF, Word, Excel, Cerfa)
2. Définissez les champs à remplir (texte, date, signature, case à cocher…)
3. Générez un document à partir de ce modèle n’importe ou !

Exemple à partir d’un document Word

Les fichiers générés sont alors stockés sur le cloud et accessible de n’importe où (sur le Web ou sur l’application mobile) et à tout moment.

Les fichiers peuvent être liés à un client, une facture, un contrat, une intervention…

Vous pouvez rechercher facilement tous les fichiers depuis un explorateur de fichier dans Logisav.

Dans certains cas de figure, vous pouvez avoir besoin d’exporter plusieurs fichiers à la fois :

• Tous les contrats réalisés sur une période données
• Tous les documents CERFA d’un type particulier
• ….

L’organisation et la structuration des fichiers d’une entreprise est indispensable aux développements de celle-ci !

Profitez de cette fonctionnalité intégrée à Logisav dès l’offre STANDARD.

Le problème, c’est que ces outils ne sont pas ou peu liés à votre métier et à vos données d’entreprise et ils ne vous permettent pas d’inclure le facteur géographique dans la gestion des plannings.

Pouvoir localiser la totalité de ses rendez-vous et interventions sur une carte est primordial lorsqu’on est en prospection et/ou en intervention sur le terrain.

Optimiser la gestion et la planification de votre journée :

• Contacter un client ou prospect pour avancer ou décaler un rendez-vous
• Intercaler un rendez-vous supplémentaire si le temps de trajet le permet
• Prévoir de partir plus tôt de son premier rendez-vous pour ne pas arriver en retard au prochain
• Optimiser les déplacements

Logisav intègre une géolocalisation automatique basée sur l’adresse saisie des clients, sites ou fournisseurs.

Vous pouvez  localiser simplement les prochains rendez-vous ou interventions créés.

Profitez dès maintenant de la fonctionnalité géolocalisation qui est disponible sur l’application Web et les applications mobiles :