GED

La gestion des flux documentaires est une tâche importante au sein des entreprises, cette fonction n’est pas simple avec un volume toujours plus important de données entrantes et sortantes.

La maîtrise de cette gestion de flux est un élément stratégique pour l’entreprise : gain de temps, gain de place, traçabilité, sécurité, organisation optimale…
Aujourd’hui, la dématérialisation et l’automisation des documents grâce à une gestion électronique des documents (GED) est primordiale pour amorcer cette transition digitale.

D’autant plus que la facturation électronique devient obligatoire à partir du 1 juillet 2024 pour toutes les entreprises.

Simplifiez-vous l’exercice, mettez en place la gestion électronique des documents dès maintenant, anticipez pour être prêt à temps.

C’est quoi la GED ?

Un outil disponible depuis plusieurs années propose de nombreuses solutions pour concilier le papier et le numérique : il s’agit de la GED ou “Gestion électronique documentaire“.

Derrière cet acronyme se cache tout simplement un scanner associé à un logiciel de reconnaissance d’image.

Celui-ci est capable de reconnaître un document papier et de le classer automatiquement au format numérique.
Une GED permet donc de stocker, classer, archiver et rechercher tous les documents d’une entreprise.
D’autres fonctionnalités peuvent être proposées comme la mise en place de logiques d’approbations de document dans les différentes strates hiérarchiques (ex : signature d’un contrat nécessitant l’approbation d’un dirigeant).

Cette technologie s’est considérablement démocratisée et de nombreuses solutions “clé en main” existent pour les TPE et PME : Eukles, Zeendoc, Therefore

Quels sont les intérêts de la GED ?

La mise en place de la GED va vous permettre :

  • d’améliorer votre productivité : accélère et simplifie le traitement des documents en réduisant le délai de traitement des devis, factures, contrats ; avoir une vision globale de l’activité de l’entreprise.
  • sécuriser vos données : stocker, classer et archiver vos données sans perdre de documents.
  • faciliter la recherche documentaire et le suivi des documents.

Quels sont les avantages et les inconvénients du numérique versus papier ?

Mettre en place la GED dans une entreprise présente de nombreux avantages.
Cependant, ll existe des points d’attention.

  • Le tout numérique ou “zéro papier” : l’objectif étant de tout numériser est de centraliser les données pour en faciliter l’accès partout.
  • La nécessité de conserver le papier au quotidien : les flux documentaires papiers ont été affinés au fil du temps et sont bien maitrisés, l’entreprise et les collaborateurs sont rodés et efficace au quotidien.

Ces deux manières organisationnelles présentent des avantages et inconvénients :

  • Avantages du numérique : disponibilité, rapidité, partage simplifié
  • Avantages du papier : flexibilité, efficacité, gestion de processus complexes multi-intervenants
  • Inconvénients du numérique  : nécessite de lourds investissements informatiques (ordinateurs, téléphones, tablettes, réseau…), coût de la mise en place, l’intégration des données dans le système peut être fastidieuse (logiciel de saisie peu ergonomique, volume des données à saisir…), la formation des collaborateurs.
  • Inconvénients du papier : le papier peut se perdre ou être détruit plus facilement que le numérique. La mise en place de processus prédéfini sur papier (formulaire, tableau) peuvent être facilement contourner.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Toutes les entreprises aujourd’hui en France sont concernées par cette nouvelle transition : TPE, PME et grandes entreprises.
Ce qui est important dans le changement, c’est la manière d’anticiper et de réagir.
Un changement stratégique rapide vers cette nouvelle gestion des documents vous permettra de faire évoluer votre entreprise dans une nouvelle ère.
Notons également que le cadre légal tant vers cette gestion électronique des documents avec la mise en place obligatoire de la facturation électronique des 2024.

Quelles sont les étapes pour dématérialiser vos documents ?

A l’heure de la transformation digitale, nombreuses sont les entreprises à franchir le pas ; le tout sans engendrer un bouleversement des processus et des équipes existantes qui aurait de lourdes conséquences dans l’organisation établie.

La gestion électronique des documents se compose en plusieurs étapes.

Etape 1 : Etats des lieux, objectifs et benchmark des solutions :

  • Identifier les processus à moderniser en priorité
  • Définir des objectifs atteignables
  • Lister les solutions existantes sur le marché
Etape 2 : acquisition des documents
Etape 3 :  indexation des documents
Etape 4 : stockage des documents
Etape 5 : diffusion

Le rôle de Logisav dans la GED :

L’association des fonctionnalités d’une GED à Logisav permet de mettre en place une gestion électronique des documents en toute simplicité !
En effet, tous les flux documentaires numérisés par la GED peuvent être rattachés à vos données métiers dans Logisav.

Tirez le meilleur partie du numérique tout en conservant les avantages de vos processus existants au format papier.
Vous pouvez par exemple choisir de rattacher un ordre de service signé de manière manuscrite à l’intervention Logisav qui en a découlée ; cela à titre de justificatif pour le règlement de l’intervention.

Intégrez vos besoins spécifiques et essentiels pour le bon fonctionnement de votre société avec Logisav et votre GED.

La GED représente une nouvelle étape et Logisav est présent pour vous accompagner dans cette transition.
Contactez-nous pour en savoir plus.

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