Les réunions à distance en 2023 : comment gérer efficacement une réunion à distance ?

La crise sanitaire qui nous a touché a normalisé le télétravail et les réunions à distance.
Selon une étude Deskeo, c’est plus de 84 % des réunions qui ont lieu à distance depuis septembre 2020.
Nous allons voir comment gérer une réunion à distance efficacement afin de transformer durablement des pratiques et des gestes professionnels.

Le temps d’avant c’était le temps d’avant :

Les anciennes conditions du travail sont bien révolues.
Il y a des nouveaux modes de collaboration et de gestion du quotidien avec des réunions et présentations à distance.
Cela a permis une meilleure organisation du travail au bureau et à la maison.

Les opportunités des réunions à distance :

Tout d’abord, nous pouvons travailler de partout, cela élimine la barrière géographique.
Ensuite, la communication et la collaboration sont facilitées.
Il n’y’ a plus de problématiques liées aux transports ou au retard.
Enfin, les entreprises économisent du temps et de l’argent (locaux, transports…)

Les contraintes des réunions à distance :

Les premières contraintes des réunions à distance sont liées aux problèmes techniques que l’on peut rencontrer pour se connecter, télécharger l’application pour se connecter ou tout simplement une mauvaise connexion internet !
Nous avons remarqué également que les échanges peuvent être moins fluide, on est très vite déconcentrée, on peut s’agacer et cela peut accentuer les problèmes relationnels, il est plus facile à distance d’être moins “cordiale”.
Enfin, l’espionnage industriel, les applications ou systèmes sont parfois peu sécurisés et des personnes malveillantes peuvent avoir accès à vos données.

5 éléments essentiels pour une réunion efficace :

Interaction humaine : entre le groupe et la personne qui organise la réunion et entre les personnes du groupe.
Type d’animations (en cohérence avec l’objectif) :  réunion / formation / chat / forum.
Engagement : questionnaires, quizz,vidéos, autodiagnostiques…
Technologie : facile, fluide et ergonomique.
Transposition : feed back & amélioration.

La réunion est-elle utile ?

Bien souvent, nous sommes invités à des réunions et nous nous demandons pourquoi nous avons été invité avec en tête “encore une énième réunion…”.
Vous devez définir l’objectif de la réunion pour savoir si elle est utile ou non.
Pour ce faire, si vous répondez “oui” à au moins l’une de ses questions, alors vous pouvez considérer que votre réunion est utile : 

• Je dois donner des informations à plusieurs personnes en même temps ?
• J’ai besoin d’idées, et de créer une émulation collective pour les enrichir ?
• J’ai besoin d’organiser un projet, de répartir des tâches entre plusieurs intervenants ?
• J’ai besoin de déléguer une mission à plusieurs personnes ?
• J’ai besoin de consulter plusieurs personnes avant de prendre une décision
• J’ai besoin de faire un point projet ?

Nous pouvons estimer qu’une réunion est utile si vous devez :

• Présenter une information : une personne qui présente.
• Se synchroniser : Les participants partagent tous de l’information (mode projet/point d’avancement).
• Recueillir des avis : Faire un retour sur un sujet.
• Co-construire : Produire à plusieurs.
• Partager entre pairs/définir une cible / analyser / générer des idées /Décider / Planifier.

 

Définir un objectif clair :

Il est primordial de définir un objectif clair en se posant les bonnes questions pour vous aider à le définir : Au sortir de la réunion, que dois-je avoir réussi à faire ? Quelles informations dois-je obtenir ou donner ?  Quelles demandes doivent avoir été comprises ? Quelles tâches doivent avoir été réparties ? Quel livrable doit avoir été réalisé ?
Vous devez mettre en place un objectif SMART c’est à dire spécifique (objectifs exprimés et compris), mesurables (objectifs chiffrés), atteignables (objectifs ambitieux), réalistes et “timés”(objectifs définis dans le temps).
Définir un objectif précis pour créer de l’adhésion et l’engagement, donner le sentiment de faire avancer les choses et pas la “énième” réunion de la journée et se sentir productif ou alors avoir appris quelques choses qui a une vraie valeur ajoutée.

Les questions à se poser :

Qui sont les personnes à inviter (en fonction de leur intérêt, de leur expérience, de leurs compétences, de leur pouvoir de décision…) ?
De combien de temps ai-je raisonnablement besoin pour atteindre l’objectif visé ?
Ai-je besoin de mettre au point une méthode d’animation particulière (et de me faire conseiller en amont) ?
Quelles sont les informations à donner avant la réunion pour une bonne acculturation des participants au sujet ?
Dois-je demander aux participants de préparer des éléments ?
Faut-il scinder les sujets à traiter en différents groupes (si l’objectif est trop large) ?
Est-ce qu’il y a des personnes qui ne s’entendent pas et au quel cas créer deux groupes ?

Simplifier la technologies

Il y a beaucoup d’outils et de type d’animations à distance !
Deux choses sont essentielles :

1. Les participants doivent pouvoir communiquer de manière fluide.
2. Travailler sur des documents communs de façon synchrone ou asynchrone.

 

Les outils :

Pour choisir un bon outil, il faut évaluer :

• La fiabilité technique : aucune panne ou incident particulier à signaler contrairement à Skype ou d’autres .. 
• Les nombreuses fonctions disponibles : Le système offre en effet la  possibilité de faire soit des webinaires, soit des classes virtuelles, soit des réunions où on voit chacun des participants (Jusqu’à 50, voire plus), l’enregistrement en simultané des interventions, le partage d’écran.
• Le prix : gratuit pour les face à face de 40′ minutes sinon payant à partir de 13, 99 Euros par animateur (incluant jusqu’à 100 participants par réunion).
• Un bon SAV :  performant avec des interlocuteurs dédiés et compétents.
• La sécurité.
  

 Il existe 4 grandes familles d’outils : les outils de visioconférences, les outils de chat, les outils de questionnaire et les outils de co-créations de contenus.

Sur Logisav, nous avons intégré l’outil 3CX qui correspond selon nous à tous ces critères !
3CX vous permet de faire des visioconférence professionnel, facile à utiliser et gratuit.
3CX est un système de communication complet incluant des appels vidéo intégrés.
Les options avancées vous permettent de voir et contrôler des écrans distants, partager des documents, utiliser un tableau blanc, discuter par messagerie et organiser des sondages.

Le timing pour une réunion à distance :

La durée et le rythme sont des éléments très important dans une réunion !
Il faut réussir à capté l’attention qui est généralement plus faible à distance.
Les pauses techniques sont plus nécessaires à distance (café, toilettes, ouvrir la porte, la fenêtre…)
Programmer des réunions de 1h30 maximum et pas plus de 45 min consécutifs !
Toutes les 45 minutes, programmer 5 minutes de pause.

Le nombre de participants :

Le nombre de participants dépendra de l’objectif de votre réunion à distance, du type de contenus et des informations à retenir.
Limiter à 4-6 pour une efficacité optimale lorsqu’il y a de l’échange et du travail en groupe.
30 personnes lorsque c’est une information descendante.

Petite nombre ->  animation réussie -> participation & implication des participants.

Grand nombre -> animation réussie -> informations comprises et entendues.

Pour bien démarrer la réunion :

• Avoir la liste des participants (noms/prénoms + poste + coordonnées).
• Avoir son déroulé à côté.
• Noter les participants au fur et à mesure de leur arrivée.

Vérifiez la prise en main de chaque personne sur les outils :
– Demander à chacun de dire bonjour dans le chat.
– Demander à chacun d’identifier comment activer/désactiver son micro, sa caméra.

Quelques conseils pour la personne qui anime la réunion :

• Envoyer les documents en amont de la réunion + préparer les questions.
• Ouvrir les documents. 
• S’isoler dans un endroit calme.
• Utiliser un casque ou des écouteurs avec un micro + confort.
• Se connecter 20 minutes avant.
• Éviter de faire autre chose en parallèle (lire ses mails, regarder son téléphone, shopping sur internet…)

Enoncer les règles du jeu :

Il est important lorsqu’on anime une réunion à distance de bien énoncer les “règles du jeu” pour que la réunion se passe de manière optimale.
Les règles de base : nous n’interrompons pas ceux qui s’expriment, et nous fixons ensemble une modalité pour demander la parole (par exemple lever la main – c’est scolaire mais ça fonctionne).
De même, chaque intervenant qui s’appuie sur un support partagé doit décrire précisément la partie qu’il est en train de commenter.
On doit couper son micro si on ne parle pas, pour éviter les bruits de fond.
Rappelez, dès le lancement de la réunion, les règles du jeu afin de poser le cadre de l’échange.

Les rôles :

Plus il y a de participants, plus les rôles sont importants.
L’animateur principal qui facilite le travail du groupe, anime la présentation,
 Le “chat master” qui modère les interventions sur le chat et les soumet au facilitateur au moment opportun et gère les aspects technico-logistiques.
Gardien du temps : time keeper.
Scribe : prise des notes pendant la réunion
Le Pousse décision : va permettre de prendre des décisions et de statuer.
Le distributeur de parole : fluidifie les échanges et facilite les interactions.

Inclusion :

L’inclusion est essentiel  surtout pendant cette période assez longue sans se voir en vrai.
C’est une technique qui va permettre de connecter les personnes entres elles et pourquoi pas au sujet (nombre de personnes limitées 6 max).
Quelques exemples d’inclusion : la météo du moment, fait d’actualité, réponse à une question posée au groupe, une victoire à partager, le photolangage, chacun partage une image qui symbolise son état d’esprit.

Organiser une réunion : invitation

• Vous devez soignez votre invitation :
  • Créneau bloqué à l’avance
  • Choix des participants.
  • Ordre du jour et objectifs clairs.
  • Documents utiles à lire avant ou pendant.
  • Éléments précis sur le moyen de se connecter à la réunion. 

• Voici une trame pour ne rien oublier dans votre invitation :

1. Informations de base : horaires / durée et objectif.
2. Outil + lien + code d’accès.
3. Appareils recommandés ou nécessaires (mobile/ordi/micro/webcam…).
4. Possibilité d’un essai (test matériel).
5. Recommandations (endroit au calme, documents de partage…)

Organiser une réunion : respect du temps !

Respectez votre horaire et gardez le cap.
Démarrer et finir à l’heure, c’est respecter les participants et se respecter soi-même.

Organiser une réunion : avant la réunion

Envoyer un ordre du jour indiquant les séquences de la réunion, les personnes chargées d’intervenir et leur durée.
Demander aux personnes de vérifier la qualité de leur installation (en particulier micro et haut parleur).
Prévoyez au moins 20 minutes d’installation et ou de mise en route si vous êtes l’animateur (trice).
Faites bien attention au décalage horaire !

Organiser une réunion : pendant la réunion

L’animateur (trice) commence par se présenter.
Chacun se présente à tour de rôle (Il est conseillé aux autres participant(e)s de noter les prénoms des personnes présentes).
L’animateur (trice) présente le contexte, les objectifs et l’ordre du jour et demande aux participant(r)s brièvement  leur avis et ajuste.

L’animateur (trice) met en place un système de “rôles délégués“si c’est nécessaire :
– La ou le gardien(ne) du temps
– Celle ou celui qui pousse à la décision ou à l’action 
– le ou la scribe chargé(e) de faire le compte rendu de la réunion

L’animateur(trice) rappel les règles.

L’animateur (trice) veillera à ce que chacun prenne la parole et sollicitera les participant(e)s plus réservé(e)s.
L’animateur (trice) fera des points de synthèse réguliers pour vérifier la bonne compréhension des décisions prises au fur et à mesure

En fin de réunion, l’animateur (trice) invite chacun à évoquer ce qu’il a retenu de la réunion et reformule les conclusions et décisions prises lors des différentes séquences en demandent aux participants leur validation.
Avant de se séparer, il est judicieux de  fixer la date de la prochaine réunion en commun. 

Organiser une réunion : après la réunion :

N’oubliez pas de préciser les actions qui vont suivre, voire les questions qui restent encore à traiter…
N’oubliez de demander aux participants s’ils sont d’accord avec la façon dont vous avez formalisé les échanges, et/ou s’ils ont des points à ajouter ou des commentaires à faire.

Webcam : allumé ou non ?

Doit-on allumé sa webcam ?
Il y a des personnes qui ne veulent pas partager leur intimité, cela peut être un frein participation ou à la concentration.
Cependant, il est vrai qu’allumer sa webcam apporte un côté plus humain et cela crée plus de proximité.
Cela permet également d’identifier rapidement qui parle, de voir les réactions lors de votre intervention et d’adapter votre discours par exemple si vous ressentez que la personne n’a pas compris.
Vous pouvez également faire un modèle mixte ou ceux qui le souhaitent mettent la caméra et ceux qui ne le souhaitent pas insèrent une photo ou un avatar par exemple.
Petit conseil en plus : pensez à bien vérifier ce qui apparait dans le fond derrière vous !

Nous vous souhaitons  plein de succès dans vos réunions à distance, n’hésitez pas à nous contacter pour toutes informations.